管理规章编号:5020-02
相关政策系列编号:5020
题目:现金及现金等价物处理程序
目的
为校园部门和任何现金处理员工提供指导
收集、保管并将款项报业务办公室备案
,并概述具体的现金处理程序. 提供及时的存款
改善对资金的控制,减少因失误而造成损失的风险;
粗心大意或偷窃.
声明
现金处理一般政策
- 人/影响的地区
所有校园部门和任何接受现金和现金等价物支付的员工 会受到影响.
- 政策
- 所有收到的款项将在接受或通过邮件收到时以收据确认 并转发给商务办公室(直接存入的中心除外) 银行)在一个工作日内处理,如果批准,则需要更长的时间 由商务办公室,使用CR05收据表格,以表明资金的用途 是存.
- 现金或现金等价物永远不会无人看管. 这适用于收银机, 桌面,现金抽屉. 如果员工离开自己的工作岗位 因此,无论多么短暂,现金都必须妥善保管在一个锁着的地方 的地方.
- 未经授权的人员不得进入有现金或现金等价物的区域 处理.
- 大额现金或现金等价物将在人们看不到的地方清点和处理 公众人士.
- 个人将在任何时候保持最低限度的现金资金. 过剩的资金 存放在上锁的设备中或存放在商务办公室.
- 收到的现金不得用于找零、零用现金等用途. 支出 或者不能从现金收入中退款.
- 对于隔夜储存和其他现金不用的时期,它会 保存在安全装置中,安全或上锁的容器.
- 在任何情况下,个人都不能将大学的现金存放在自己的个人账户中 基金,将大学基金存入个人银行账户,或拿大学基金去 妥善保管的家.
接受金钱和付款
- 货币支付
所有收到的现金都将立即按顺序收取 预先编号的现金收据或通过现金出纳机. 货币将被计算在内 出示付款人的在场. 收据的复印件将会寄来 给不请自来的顾客. 不接受外币.
- 检查付款
所有类型的亲自或通过邮件收到的支票将被限制性地背书 立即. 无预约顾客将收到预先编号的纸本或现金收银机 收据. 所有开给博天堂官方的支票必须存入博天堂官方.
每张支票或汇款单必须按照下列规定进行完整性审查:
- 核实支票上是否包含帐户持有人的姓名、地址和电话号码. 最好是白天的电话号码.
- 验证支票上是否有银行名称,以及路由号码是否为客户的 银行帐号和支票号码编码在支票的底边.
- 验证学生或驾驶执照的ID.
- 注意日期. 不接受邮寄日期的支票(注明未来日期的支票); 或者同意为将来的存款保留支票.
- 核实用数字书写的金额是否与用文字书写的金额相符. 如果不同 并且支票是亲自出示的,要求支票的开票人做出数字 言语一致. 如果不同,并且支票是通过邮件收到的,请注明 在现金收据上注明,以便营业处妥善处理. In 一般来说,银行会承兑书面金额而不是数字金额.
接受支票的条件
支票有几种不同的种类. 它们都将作为支票处理.
- 银行本票
A check purchased at a 银行 for any amount; the 银行 completes all information on 支票的正面有银行职员作为出票人签名. - 保付支票
由帐户持有人书写,然后盖章和签名的个人支票 由银行职员写在支票正面. - 汇款单
在银行、邮局或其他商业机构为任何人购买的物品 最高可达1,000美元.00. 银行只完成金额信息. - 旅行支票
A special check supplied by 银行s or other companies for the use of travelers; these 支票上已经有买方的签名,必须副签并注明日期 当着出纳员的面. - 个人支票
A written order payable on demand, drawn on a 银行 by a depositor; a personal check 是针对个人的支票账户而不是银行本票, 担保支票、汇票或旅行支票,所有这些都是凭据 银行资金. - 起动器检查
一个人在开户时从银行收到的非个性化的编码支票 支票帐户. 这些是供该人在收到编码支票之前使用的 从银行. 但是,只有当银行对路由进行编码时,它们才会被接受 号码和支票底部的账号. 验证演示者 在支票的正面写上姓名、地址和电话号码了吗. - 外国检查
由外国银行开出的支票,即使支票金额以“美元”书写。 按照它,不能以美元支付.S. 货币,除非在正面注明 支票可通过美国银行支付.S. 银行. 如果接受外国支票,请注明 在现金收据上注明,以便出纳处妥善处理 外币和支票). - 室美元
林县商会向从事志愿工作的个人发放商会美元. 这些被视为支票,立即背书,并包括在定期存款中 作为个人支票.
外币 & 检查
只有你.S. 接受货币(硬币和纸币). 从外国银行开出的支票 外币发行的汇票需要由营业处特别处理. 集合 这样的支票可以在几天或几周内收到. 这是部门的初始存款 基金将反映在支票上的金额,即使它是在外国货币. 任何汇率差异将由存款部门扣除 存款(借记到原始现金收据上列出的收入账户).
使存款
- 带存款现金
寄送货币及硬币至办事处存放指引:
- 票据将按面额分类,如果面额足够多,
剪断的:按以下数量剪断或捆扎的:
- 1 = 25或25美元
- 5 = 20或100美元
- 10 = 20或200美元
- 20元= 25元或500元
- 50 = 20或1000美元
- 100 = 10或1000美元
-
硬币可以卷起来,每一卷上都有标识.
- 票据将按面额分类,如果面额足够多,
剪断的:按以下数量剪断或捆扎的:
-
信用卡批次存款
当批量结算传输时,信用卡支付完成. 所有信贷 信用卡付款必须每天结算并提交存款. 解决 报告必须附有一份完整的现金收入记录. 结算报告如下 根据信用卡读卡器或用于处理的机器的不同名称) 是否为特定日期或日期范围的交易摘要并列出总额 交易次数和总金额. 大多数结算报告将进行小计 根据使用的信用卡类型以及收费与信用/退款. 所有信用卡 信息需要妥善保护. -
直接存入银行分行
有一些部门已经批准直接存入指定的 银行. 这些部门使用预先编码的存款单. 存款单的复印件 (黄色或粉红色或实际副本)连同已填妥的现金收据一并寄出 记录到出纳处处理并进入Banner.填写银行存款指引:
- Date the deposit slip; fill in appropriate 的地方s on slip.
- 请注意存款单上的部门.
- 在提供的区域分别列出硬币和货币.
- 列出检查,包括添加机器磁带.
- 将支票前的现金按面额排序.
- 如果可能的话,在所有支票上签名.
- 包括带支票的旅行支票.
会计在cr05表格上
- 款项作为收入
款项可存入:
- 通过使用适当的FOAPAL代码建立营运基金. 将选择帐户代码 从0xxxxx系列.
- 总账基金. 总账账户代码将从Axxxx中选择 (资产)或Bxxxx(负债)系列.
-
金钱可以减少开支
可作为减少费用而存入的现金收入是非常有限的. 供应商 退款可能是多付,退回预付款,退回缺陷的结果 商品、提前付款信用等.
存款产生贷记到以2xxxx到7xxxx开头的账户代码 威尔:
- 将记入原始购买的FOAPAL代码中.
- 显示原始付款或应付账款的发票号码和/或支票号码 批准退款、回扣或多付款.
- 在描述中包括原因(退款,多付).
- 返回物品
资金不足(NSF)支票是从银行退回给企业的支票 办公室因个人账户资金不足而无法支付该项目. 业务 办公室将资金不足记录为部门可用存款,并编制日记账 将处理分录以反转付款(借记至部门收入帐户). 如果支票是在校内办理的,院系基金可能会被收取NSF费用 在很长一段时间内.
采用日期:1993年6月29日
DATE(S) OF REVISION(S): 11/01/12; 10/31/16
DATE OF LAST REVIEW: 10/31/16; 10/21/2020